Grip op je tijd
Heb je het gevoel dat je altijd tijd te kort komt, en wil je meer grip op je tijd? Hier vind je concrete tips & tricks voor timemanagement en focus:
Prioriteiten stellen
Bedenk ’s ochtends wat absoluut vandaag af moet omdat je anders in de problemen komt (= belangrijk) en welke taken deze week afgerond moeten zijn (= minder belangrijk). Noteer dit zoals in onderstaande schema. Doe dit vóórdat jij je mail en WhatsApp hebt geopend en kijk niet op social media! Komen er in de loop van de dag taken bij, bedenk dan of ze echt belangrijk zijn, zo niet, delegeer of schrap ze.
Effectief gebruik van mailbox en WhatsApp
Open alleen je mailbox of WhatsApp om te kijken of er een antwoord tussen staat waarop je wacht als je met een taak bezig bent. Staat het antwoord er tussen; handel dit af en sluit je mail of WhatsApp. Staat het antwoord er niet tussen; dan sluit je de mail of WhatsApp en belt eventueel deze persoon om het af te handelen. Je gaat weer verder met je volgende taak.
Pas als jij je eigen taken hebt afgerond kijk je in je mailbox of WhatsApp naar berichten van mensen die iets van jou willen. Plan bij je dagindeling ook in wanneer je mails en WhatsApp berichten beantwoordt. Kies één of twee momenten per dag. Maak hierin ook een onderscheid in wat belangrijk is of minder belangrijk. Het bevestigen van een werkafspraak voor morgen is bijvoorbeeld belangrijker dan een uitnodiging voor een feestje wat over 3 weken plaatsvindt.
Wanneer je bezig bent met een taak zet dan het geluid uit van nieuwe meldingen in je mailbox en WhatsApp.
Werk in tijdsblokken bij omvangrijke taken
Bijna alle taken kun je indelen in olifanten en konijnen. Olifanten zijn grote taken en vragen soms het uiterste van je denkvermogen. Deze taken moet je uitvoeren in een toestand van volle concentratie zonder afleiding. Je kunt dit niet tussendoor doen. Een olifantenklus, zoals het opruimen van de zolder of het schrijven van een beleidsplan, lukt vaak niet in één keer. Plan hiervoor meerdere tijdsblokken in. Als de tijd om is stop je, en je gaat er mee verder op het moment dat het weer ingepland staat. Dit geeft meer rust en voldoening.
Het tegenovergestelde zijn konijnen: kleine taken die zich heel snel vermenigvuldigen. Hier besteden we de meeste tijd aan en komen vaak onterecht in het vakje ‘wat moet vandaag’. Het liefst doen we ze direct - want dan kunnen we weer iets afvinken - terwijl het morgen ook kan. Voordat je aan een taak begint, is het belangrijk dat je weet of het een olifant of een konijn is. Dan kun je je daarop instellen. Jezelf de vraag stellen ‘Moet-ik-dit-nu-doen?’ kan helpen om de taak de juiste prioriteit te geven. Cluster konijnentaken ook in een tijdsblok.
Komt er tijdens een ‘olifant’ een taak of gedachte opborrelen die belangrijk is, schrijf die op. Ga vervolgens geconcentreerd verder met je olifant.
Ervaar je een te hoge tijds- of werkdruk?
Dan kun je het volgende doen. De taken die nodig zijn om jouw functie goed te kunnen uitoefenen, en waarop je wordt beoordeeld, doe je wel. En bij andere taken moet je selectief zijn. Een handige truc is om bij alles wat je moet doen je af te vragen: ‘Moet ik dit nu doen?’. Stel jezelf die vraag 5 keer, met elke keer nadruk op een ander woord in de zin. Ook in je thuissituatie kan jij jezelf deze vraag stellen. Merk hoe je er met een ander perspectief naar gaat kijken en effectievere keuzes maakt.
MOET – Van wie moet het? Leg ik mij dit zelf op of vraagt iemand mij dit?
IK – Kan iemand anders het doen?
DIT – Kan ik beter iets anders doen wat meer urgent is?
NU – Kan ik het ook uitstellen tot morgen?
DOEN – Ik ga het toch doen.
Focus
Laat je niet afleiden door alle prikkels om jou heen. Richt je op de activiteit waar je mee bezig bent. Als je onkruid wiedt, beheers je dan om het schuurtje met tuingereedschap op te ruimen. En als je een document zoekt, ga dan niet de documenten selecteren die gearchiveerd kunnen worden. Plan dit voor een later moment.
Als je het lastig vindt om langere tijd je concentratie te behouden, zet dan je alarm op 30 minuten. Houd de aandacht vast, en neem na dit half uur even de tijd om te strekken, naar de wc te gaan of koffie te halen.
Niet iedereen kan een concentratiekanjer worden, maar je kan er wel beter in worden. Concentratie is als een spier die je moet trainen. Jammer genoeg heeft die spierkracht wel een maximum. Sommigen kunnen bodybuilder worden, anderen krijgen hooguit bredere schouders. Je kunt je aandachtspier trainen door je meer bewust te worden van je zintuiglijke waarneming. Als je gaat wandelen, probeer dan een paar minuten je aandacht alleen te richten op wat je ziet. Zoals de bloemen die bloeien, de vogels in de bomen. Vervolgens focus je een paar minuten alleen op de geluiden, terwijl je de aandacht blijft richten op een punt voor je. Hoor het ruisen van de wind door de bladeren aan de bomen, het getjilp van de vogels, het zoemen van de bijen. Concentreer je dan op de geuren. Wat ruik je, de boer die zijn mest op het land heeft uitgereden, het gras wat pas is gemaaid. Ervaar de beelden, geluiden en geuren alsof je deze voor het eerst beleeft, met verwondering.
Wat is jouw beste moment voor concentratie
Het ideale moment om geconcentreerd te werken verschilt per persoon en per omstandigheid. De een functioneert het beste vroeg in de ochtend, de ander krijgt meer focus vanaf een uur of elf. Zoek jouw piekmoment van de dag en plan dan je meest complexe taken. Dit schema laat zien wat de meest productieve dagindeling is: infographic van Jobat.
Bouw een moment van rust in je planning
Zoals je ook doet voor je boodschappen. Plan bijvoorbeeld een leesuurtje, een wandeling of iets anders waar jij van oplaadt. Het lijkt een luxe, even relaxen. We gunnen ons er vaak geen tijd voor. Maar het is noodzaak. Een bloem gaat weer bloeien in de lente na een periode van rust (winter). En je zorgt goed voor een plant door hem water te geven vóórdat hij slap hangt. Dit geldt ook voor de mens; goede zelfzorg.
Zorg dat deze rustmomenten een gewoonte worden. Als je bijvoorbeeld enkele weken na elkaar ’s ochtends en tussen de middag een wandeling maakt, zit dat uiteindelijk in je systeem en denk je er niet meer over na.
Plan extra ruimte tussen de afspraken of taken
Want soms zit het tegen. Je ervaart dan minder druk. En wanneer het meezit heb je extra rusttijd. Dat is dan mooi meegenomen.
Manage de verwachting
Komt een collega bij je met een verzoek waaraan je wilt of moet voldoen, zeg dan: ‘Ik heb het druk, donderdagmiddag kijk ik ernaar.’ Dat is namelijk veel duidelijker dan: ‘Ik doe het straks.’ Je bakent je grenzen af en voorkomt dat iemand 10 keer komt informeren of het al klaar is. En als het jou lukt om de klus woensdag al te klaren, dan is je collega extra blij met jou. Ook fijn toch?
De 80/20 regel - De kunst van precies genoeg
Ga je als een kip zonder kop keihard aan het werk, in de overdrive, direct reageren op alles wat op je afkomt, dit aanpakken en afmaken, alles actiepunten willen afvinken, jezelf maximaal geven, voor 120%... Dit voelt als gedrevenheid, maar geeft op langere termijn niet de rust en voldoening die je zoekt, integendeel. Daarnaast vermindert het de productiviteit en kwaliteit van je werk.
Jezelf geven voor 80%, niet maximaal gaan maar optimaal, in de vertraging maar met volle aandacht en focus, meer overzicht en structuur in het aanpakken van taken, prioriteiten stellen, meer rust nemen en ervaren tussentijds, aandacht voor wat echt belangrijk is, gevoel van meer grip en ruimte voor eigen initiatieven…. Hiermee creëer je betere kwaliteit, verhoog je de kwantiteit van je output én voel jij je mentaal en fysiek gezonder. Kortom, met minder energie en tijd beter en meer werk leveren.
In Zweden zijn werknemers goed in het bewaken van een gezonde balans. Dit noemen ze ‘lagom’ en betekent zoiets als ‘precies genoeg’. Het staat voor matiging, en het vinden van een gezond evenwicht in alle aspecten van het leven. Een leven waarin je genoeg tijd en energie hebt voor waardevolle relaties, hobby’s en ontspanning, maar ook productief kunt zijn zonder jezelf uit te putten.
Gebruik het ‘piepsysteem’
Voer je taken uit op jouw manier en in jouw tijd als niemand er over klaagt. Doe lekker je eigen ding, tenzij er iemand piept.
Ga achterover leunen
Wanneer je een proactieve houding hebt ben je geneigd om als eerste op te springen als er een taak moet worden volbracht. Door af te wachten en letterlijk in je stoel achterover te leunen, met je armen over elkaar, zal je merken dat er iemand anders opstaat en de taak op zich neemt. Er zijn mensen die graag willen, maar meer een bescheiden houding aannemen en zich niet willen opdringen.
Verplaats je in de week wanneer een activiteit plaatsvindt
Vraagt iemand jou om hulp of word je uitgenodigd? ’Verplaats’ je dan in de week wanneer de activiteit of afspraak plaatsvindt. Sta hier bij stil en ervaar hoe deze week er voor jou uitziet en beslis dan of je het doet. Want het gevoel (rust of stress) wat aanwezig is op het moment van het verzoek, is vaak leidend voor je keuze. Achteraf kun je daardoor spijt krijgen.
Wanneer je in een relaxte week de vraag krijgt of je over twee weken in het weekend een bardienst wil draaien, dan ben je geneigd om ‘ja’ te zeggen. Sta daarom eerst stil stil hoe het weekend van de bardienst er voor jou uitziet. Is deze al behoorlijk vol gepland, dan zal je op dat moment waarschijnlijk te veel druk ervaren. En kun je nu beter ‘nee’ zeggen. Krijg je de vraag of je de bardienst wil draaien op een moment dat je een stressvolle dag hebt, maar vindt de bardienst plaats in een rustig weekend, dan ben je geneigd om ‘nee’ te antwoorden.
Maak duidelijk afscheiding tussen werk en privé
Bouw een opstart- en afsluitritueel in je werkdag in. Zo maak je een duidelijke overgang van privé naar werk en omgekeerd. Daardoor kom je ’s ochtends makkelijker in een werkmodus.
’s Avonds helpt een afsluitritueel de werkdag af te ronden. Zo denk je in je vrije tijd niet meer aan je werk. Bekijk aan het eind van de dag welke taken je hebt verricht en waar je niet aan toe bent gekomen, maak nog wat laatste notities, kleed je misschien zelfs om en ruim je spullen op.
Voorkom uitstelgedrag
’Volgende week ga ik echt beginnen….’ Herkenbaar? Minder leuke taken of doelen ben je geneigd uit te stellen. Dit geldt ook vaak voor die dingen die juist goed voor je zijn zoals tijd inplannen voor ontspanning.
Haalbare stappen
Zet haalbare stappen. Wanneer de stap te groot is, begin dan met een kleine stap. In één middag de hele zolder opruimen, herbruikbare spullen naar de kringloop brengen en grof vuil naar de stort is moeilijk haalbaar. Het opruimen van de zolder opdelen in 2 middagen en een moment plannen voor de kringloop en het grof vuil is realistischer. Als dit lukt is dit een succeservaring wat stimuleert om een volgende kleine stap te zetten. 3 kleine stappen maken 1 grote. En vier de ‘kleine’ successen, trakteer jezelf na het harde werken.Creëer routine
Plan vaste momenten op de dag of in de week voor taken of activiteiten die dagelijks of wekelijks terugkomen. Zo ligt de focus op de actie, in plaats van het beslissingsproces. Blijven hangen in gedachtes wanneer iets te doen kost energie en neigt tot uitstellen. Ons brein houdt van gewoontes waardoor je jezelf sneller in de actiestand zet.In plaats van iets ‘moeten’ iets ‘willen’
Ik ‘moet’ vandaag sporten? Of ik ‘wil’ vandaag sporten? Merk je het verschil hoe dit voelt? Hoe je tegen jezelf praat heeft veel effect op je motivatie en mindset.Wees mild tegen jezelf
Is het niet gelukt om te doen wat je in de planning had? Wees lief voor jezelf in plaats van op jezelf te mopperen. Morgen is er weer een nieuwe dag en volgende week een nieuwe week met kansen.Gewoon doen!
Als je blijft hangen in het hoe, wat en wanneer kun je beter gewoon maar beginnen.Terugkijken op de week
Wat ging goed, wat ging minder goed. Waarom lukte het niet, of juist wel. Wat kan ik de volgende keer anders doen. Dit levert veel inzichten op in je gedrag waardoor je de draad sneller oppakt.
Lees hier mijn blog over tijdsbeleving en grip op je tijd van 8 februari 2018...
Meer tips & tricks lezen over verschillende thema's? Deze vind je hier...
