Grip op je tijd

Heb je het gevoel dat je altijd tijd te kort komt, en wil je meer grip op je tijd? Hier vind je concrete tips & tricks voor timemanagement:

Prioriteiten stellen
Bedenk ’s ochtends wat absoluut vandaag af moet (= belangrijk) en welke taken deze week afgerond moeten zijn (= minder belangrijk). Noteer dit zoals in onderstaande schema. Doe dit vóórdat jij je mail en WhatsApp hebt geopend en kijk niet op sociale media!

Grip op je tijd schema.jpg

Effectief gebruik van mailbox en WhatsApp
Open alleen je mailbox of WhatsApp om te kijken of er een antwoord tussen staat waarop je wacht als je met een taak bezig bent. Staat het antwoord er tussen; handel dit af en sluit je mail of WhatsApp. Staat het antwoord er niet tussen; dan sluit je de mail of WhatsApp en belt eventueel deze persoon om het af te handelen. Je gaat weer verder met je volgende taak.

Pas als jij je eigen taken hebt afgerond kijk je in je mailbox of WhtatsApp naar berichten van mensen die iets van jou willen. Maak hierin ook een onderscheid in wat belangrijk is of minder belangrijk. Het bevestigen van een werkafspraak voor morgen is bijvoorbeeld belangrijker dan een uitnodiging voor een feestje wat over 3 weken plaatsvindt.

Wanneer je bezig bent met een taak zet dan het geluid uit van nieuwe meldingen in je mailbox en WhatsApp.

Focus
Laat je niet afleiden door alle prikkels om jou heen. Richt je op de activiteit waar je mee bezig bent. Als je onkruid wiedt, beheers je dan om het schuurtje met tuingereedschap op te ruimen. En als je een document zoekt, ga dan niet de documenten selecteren die gearchiveerd kunnen worden. Plan dit voor een later moment.

Werk in tijdsblokken bij omvangrijke taken
Een grote klus, zoals het opruimen van de zolder, lukt vaak niet in één keer. Plan dan meerdere tijdsblokken hiervoor in. Als de tijd om is stop je, en je gaat er mee verder op het moment dat het weer ingepland staat. Dit geeft meer rust en voldoening.

Bouw een moment van rust in je planning
Zoals je ook doet voor je boodschappen. Plan bijvoorbeeld een leesuurtje in of iets anders waar jij van oplaadt. Het lijkt een luxe, even relaxen. We gunnen ons er vaak geen tijd voor. Maar het is noodzaak. Een bloem gaat weer bloeien in de lente na een periode van rust (winter). En je zorgt goed voor een plant door hem water te geven vóórdat hij slap hangt. Dit geldt ook voor de mens; goede zelfzorg.

Plan extra ruimte tussen de afspraken of taken
Want soms zit het tegen. Je ervaart dan minder druk. En wanneer het meezit heb je extra rusttijd. Dat is dan mooi meegenomen.

Ervaar je een te hoge werkdruk?
Dan kun je het volgende doen. De taken die nodig zijn om jouw functie goed te kunnen uitoefenen, en waarop je wordt beoordeeld, doe je wel. En bij andere taken moet je selectief zijn. Een handige truc is om bij alles wat je moet doen je af te vragen: ‘Moet ik dit nu doen?’. Stel jezelf die vraag 5 keer, met elke keer nadruk op een ander woord in de zin. Ook in je thuissituatie kan jij jezelf deze vraag stellen. Merk hoe je er met een ander perspectief naar gaat kijken en effectievere keuzes maakt.

MOET – Van wie moet het? Leg ik mij dit zelf op of vraagt iemand mij dit?
IK – Kan iemand anders het doen?
DIT – Kan ik beter iets anders doen wat meer urgent is?
NU – Kan ik het ook uitstellen tot morgen?
DOEN – Ik ga het toch doen.

Vraagt iemand jou om hulp of word je uitgenodigd?
’Verplaats’ je dan in de week wanneer de activiteit of afspraak plaatsvindt. Sta hier bij stil en ervaar hoe deze week er voor jou uitziet en beslis dan of je het doet. Want het gevoel (rust of stress) wat aanwezig is op het moment van het verzoek, is vaak leidend voor je keuze. Achteraf kun je daardoor spijt krijgen.

Lees hier mijn blog over tijdsbeleving en grip op je tijd van 8 februari 2018...

Meer tips & tricks lezen over verschillende thema's? Deze vind je hier...